25.06.2022

Как переводить электронные письма, документы и многое другое с помощью Microsoft Office

Вот как переводить текст с одного языка на другой в Outlook, Word и Excel, а также как преобразовывать произносимые слова в подписи в режиме реального времени на другом языке с помощью PowerPoint.

Когда-то я работал в международной компании со штаб-квартирой в Швейцарии и всегда был очарован языками и диалектами. Мне нравился частый обмен мнениями со швейцарскими коллегами, которые знали четыре или пять разных языков. Их электронные письма дали мне дразнящий вкус другой культуры. Я также наполовину итальянец и часто обмениваюсь электронными письмами с итальянскими родственниками.  

Когда человек, которому я отправляю электронное письмо, более комфортно пишет и читает на своем родном языке, чем на английском, я не позволяю собственной неспособности писать на этом языке замедлять меня. Я просто использую Microsoft Translator , чтобы переводить свои электронные письма для них и их электронные письма для меня. Это не только расширяет мой взгляд на мир, но также дает мне возможность отточить мой итальянский, наблюдая, как переводчик переводит итальянский на английский и английский на итальянский.

Если вы хотите перевести текст в электронных письмах Outlook, документах Word, электронных таблицах Excel или презентациях PowerPoint, это легко сделать. Может быть, вы работаете в международной компании, как я, или, возможно, вы общаетесь с коллегами или клиентами, которым удобнее писать на своем родном языке. Ничто из этого не является проблемой для Office, который предлагает перевод благодаря службе переводчика на базе ИИ, которая может переводить выделенный текст или весь документ, файл или сообщение между разными языками.

Примечание о многих версиях Office

Microsoft Translator в его нынешнем виде встроен в настольные клиенты Outlook, Word, Excel и PowerPoint для Windows по подписке Microsoft 365 или Office 365. Большинство, но не все функции, описанные ниже, также доступны в настольных приложениях для Mac с подпиской на Microsoft 365/Office 365, в приложениях для Windows или Mac без подписки в Office 2019 или более поздней версии, а также в веб-версиях различные офисные приложения.

Если вы используете веб-приложения или у вас установлена ​​последняя версия настольных приложений для Windows или Mac, вы сможете следовать большинству приведенных ниже инструкций, хотя некоторые шаги могут незначительно отличаться. Если вы используете версию Office, которая не поддерживает все текущие функции переводчика, у вас все еще может быть доступ к некоторым возможностям перевода, хотя и менее совершенным, и для них может потребоваться надстройка. Дополнительную информацию см. на странице поддержки Microsoft « Перевод текста на другой язык ».

Служба переводчика доступна во многих продуктах и ​​технологиях Майкрософт как для потребителей, так и для предприятий. Переводчик интегрирован в Bing, Microsoft Office, SharePoint, Microsoft Edge, Skype Translator и Visual Studio. Microsoft Translator также доступен в виде приложения для iOS/iPadOS, Apple Watch, ОС Android и Android Wear. 

Переводчик поддерживает более 100 языков , включая более распространенные языки, такие как английский, французский, итальянский, испанский, немецкий, китайский, японский и арабский, а также некоторые менее распространенные языки, включая фиджийский, гаитянский креольский, исландский, курдский, мальтийский, сербский. , и укр. 

Точность Microsoft Translator оценивается с помощью балла BLEU (двуязычная оценка) . Эта оценка измеряет различия между машинным переводом и человеческим переводом одного и того же исходного текста. В одном отчете за 2018 год , измеряющем перевод с китайского на английский, Microsoft Translate получил оценку 69 из 100, что является высоким показателем по сравнению с человеческим переводом. Это, вероятно, со временем улучшится, по крайней мере, согласно сообщению в блоге Microsoft Translator от ноября 2021 года, в котором объясняется, как компания работает над совершенствованием своей технологии машинного перевода. 

Теперь о том, как использовать переводчик в различных приложениях Office. 

Перевод в Microsoft Outlook на рабочем столе

Если вы приобрели Outlook 2019 или более поздней версии для Windows как отдельное приложение или как часть Microsoft Office или Microsoft 365, функция перевода уже встроена. Чтобы настроить ее, щелкните меню « Файл» и выберите « Параметры » . В окне «Параметры Outlook» выберите « Язык» .

Теперь в окне отображается язык интерфейса по умолчанию для Office. Прокрутите вниз до раздела «Перевод». Здесь вы можете решить, как обрабатывать сообщения, полученные на других языках, выбрав всегда переводить их, получить запрос перед переводом или никогда не переводить. Затем выберите целевой язык, если это не ваш язык по умолчанию. Затем нажмите кнопку « Добавить язык» и выберите языки, для которых вы не хотите видеть перевод. 

Microsoft Office перевести 01 настройки перевода рабочего стола Outlook
Вы можете настроить параметры переводчика в Outlook, чтобы лучше управлять этой функцией. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Закройте окно «Параметры» и вернитесь на главный экран Outlook. Откройте электронное письмо, которое вы хотите перевести на свой родной язык. В зависимости от выбранных вами параметров электронное письмо будет переведено автоматически или даст вам возможность перевести его. В любом случае вы должны увидеть в сообщении ссылку для перевода сообщения на ваш язык. Если нет, нажмите кнопку « Перевести » на ленте и выберите команду « Перевести сообщение » . 

Microsoft Office Translate 02 Outlook электронная почта оригинал
Outlook должен предложить автоматически перевести сообщение. Если нет, вы можете вручную запустить перевод. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Запустите команду перевода, и все сообщение появится на вашем родном языке. Затем вы можете переключаться между переводом и исходным текстом и включать автоматический перевод, если он еще не включен. 

Microsoft Office Translate 03 электронная почта Outlook переведена
Вы можете легко переключаться между переведенным сообщением и исходным текстом. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Что, если вы хотите совершить обратное путешествие и перевести электронное письмо, которое вы составляете, с вашего родного языка на другой язык? К сожалению, Microsoft в настоящее время не предлагает надежного или работоспособного способа сделать это в Outlook. Самый простой обходной путь — перевести текст в Word, а затем скопировать и вставить его в свое сообщение в Outlook. 

Перевод в Microsoft Outlook в Интернете

Служба перевода также доступна для Outlook в Интернете. Чтобы настроить его здесь, войдите в Outlook с помощью своей учетной записи Microsoft или бизнес-аккаунта. Нажмите значок « Настройки » в правом верхнем углу. На панели «Параметры» щелкните ссылку « Просмотреть все параметры Outlook » . В появившемся окне «Настройки» выберите « Почта» , а затем « Обработка сообщений » . Прокрутите вниз до раздела «Перевод», и вы найдете те же настройки, что и в настольной версии Outlook. 

Microsoft Office перевести 04 Outlook настройки веб-перевода
Outlook в Интернете предлагает те же параметры перевода, что и настольная версия. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Когда вы получаете сообщение на другом языке, функция «Переводчик» предложит вам перевести его. Нажмите на ссылку, чтобы перевести ее. Затем вы можете переключаться между исходным текстом и переводом. 

Как и в настольной версии Outlook, веб-версия в настоящее время не предлагает работоспособного метода для перевода нового электронного письма с вашего родного языка на другой язык. Опять же, лучше всего перевести текст в Word. 

Перевести в Microsoft Word

Функция перевода в Microsoft Word работает практически одинаково в настольной и онлайн-версиях.

Откройте документ, который вы хотите перевести полностью или частично. Выберите вкладку Обзор на ленте. Чтобы настроить функцию перед ее использованием, нажмите кнопку « Перевести » и выберите « Настройки переводчика» . На панели «Переводчик», которая появляется справа, убедитесь, что переключатель установлен в положение « Да » для «Предлагать перевод контента, который не на языке, который я читаю». Вы также можете добавить любые языки, которые не хотите переводить. 

Если вы хотите перевести только определенный текст, выделите текст. Нажмите кнопку « Перевести » на ленте и выберите « Перевести выделенное» . На панели «Переводчик» справа убедитесь, что правильный исходный язык определен. Если это не так, щелкните стрелку вниз для целевого языка и измените его. Наведите указатель мыши на каждое слово в переводе, и функция покажет вам перевод только для этого слова. Чтобы добавить перевод в текущий документ, нажмите синюю кнопку « Вставить » справа. 

Microsoft Office Translate 05 выбор перевода слов
Выберите текст, который вы хотите перевести, а затем запустите команду «Перевести». (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Точно так же, чтобы перевести весь документ, щелкните значок « Перевести » на ленте и выберите « Перевести документ » . Убедитесь, что на панели «Переводчик » выбрана вкладка « Документ ». Подтвердите правильность целевого языка. Нажмите синюю кнопку « Перевести » справа. Создается новый документ и всплывает с полным переводом. 

Microsoft Office перевести 06 Word перевести документ
В Word вы можете перевести как весь документ, так и выделенный текст. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Перевод с вашего родного языка на другой работает примерно так же. Выберите текст, который вы хотите перевести (или не делайте выбор, если вы хотите перевести весь документ), затем щелкните значок « Перевести » на вкладке «Обзор» ленты и выберите « Перевести выделенное » или « Перевести документ » . На панели «Перевести» установите целевой язык в поле «Кому:». Любой выделенный текст автоматически переводится и отображается на панели. Чтобы перевести документ, нажмите синюю кнопку « Перевести » . 

Перевести в Microsoft Excel

Перевод для Excel работает только в десктопной версии программы. Выберите ячейку или несколько ячеек, содержащих текст, который вы хотите перевести. Откройте меню « Обзор» и выберите « Перевести » . На панели «Перевод» убедитесь, что исходный и конечный языки указаны правильно. Затем вы можете навести курсор на каждое слово, чтобы увидеть его индивидуальный перевод. 

Microsoft Office Translate 07 Выбор переводчика Excel
В настольной версии Excel вы можете выбрать одну или несколько ячеек для перевода текста. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

Чтобы вставить переведенный текст в ячейку электронной таблицы, выберите и скопируйте перевод на панели. Щелкните целевую ячейку и вставьте текст. 

Перевести в Microsoft PowerPoint

Как и в случае с Excel, перевод для PowerPoint доступен только в настольном клиенте. PowerPoint может переводить выделенный текст (не всю презентацию); это работает так же, как перевод выбранных ячеек в Excel.

PowerPoint также предлагает удобную функцию , которая может переводить вашу презентацию, когда вы ее говорите, что отлично, если у вас есть аудитория, которой удобнее говорить на другом языке. Переводы появляются в виде субтитров во время презентации. 

Чтобы начать, откройте меню « Слайд-шоу» и установите флажок « Всегда использовать субтитры » . Затем выберите Настройки субтитров . В веб-версии PowerPoint откройте меню « Слайд-шоу» и выберите стрелку вниз рядом с пунктом « Всегда использовать субтитры » . Выберите или подтвердите разговорный язык. Затем выберите язык субтитров. Вернитесь в меню настроек субтитров, чтобы выбрать, где вы хотите, чтобы субтитры отображались — наложенные снизу, наложенные сверху, над слайдом или под слайдом. 

Microsoft Office Translate 08 Настройка субтитров PowerPoint
В PowerPoint вы можете выбрать язык для переведенных субтитров и решить, где должны отображаться субтитры. (Нажмите на изображение, чтобы увеличить его.)

При отображении презентации в виде слайд-шоу произносите слова из каждого слайда или из собственного комментария. Субтитры к произносимым вами словам будут отображаться на выбранном вами языке.